Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

Bu aydınlatma metni kapsamındaki süreçler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla IHATECH LTD (Registpass) hareket etmektedir:

• Şirket: IHATECH LTD (ticari ad: Registpass)
• Tescil: İngiltere ve Galler'de 16676486 şirket numarası ile tescilli.
• Kayıtlı Adres: 71-75 Shelton Street, Covent Garden, Londra, Birleşik Krallık, WC2H 9JQ.
• ICO Kaydı: Birleşik Krallık'ta yürürlükte olan 2018 tarihli Data Protection Act doğrultusunda Information Commissioner's Office (ICO) nezdinde ZC117625 referans numarası ile kayıtlıyız.
• İletişim: [email protected]

Aydınlatma Metni veya kişisel verileriniz ile ilgili tüm soru, talep ve şikâyetlerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz.

2. Önemli Bilgi: Misafir Verileri Bakımından Rolümüz

Bu Aydınlatma Metni yalnızca; demo talebinde bulunan ziyaretçilere ait kişisel verileri kapsar. Otellerin Registpass platformunu kullanarak işlediği misafir kişisel verileri bakımından Registpass veri sorumlusu değil, veri işleyen (data processor) sıfatıyla hareket eder.

Otel misafiri olarak konakladığınız tesise ait kişisel verilerinizle ilgili haklarınızı kullanmak istiyorsanız, başvurunuzu öncelikle ilgili otele yapmanız gerekir. Detaylı bilgi için Gizlilik Politikamızı inceleyebilirsiniz.

3. İşlenen Kişisel Veriler

Demo formu aracılığıyla bizimle paylaştığınız aşağıdaki kişisel veriler işlenmektedir:

• Kimlik bilgisi: ad, soyad.
• İletişim bilgisi: e-posta adresi, telefon numarası.
• Mesleki bilgi: ünvan, çalıştığınız otelin adı, şehir.
• İşletme bilgisi: otelin yaklaşık oda sayısı aralığı.
• Pazarlama ve onay kayıtları: ticari elektronik ileti onayı, onay tarihi, onay verdiğiniz IP adresi ve tarayıcı bilgisi (denetim izi).
• Spam koruma verisi: Cloudflare Turnstile doğrulama sonucu.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Tarafınızca iletilen demo/deneme talebinin değerlendirilmesi ve sizinle iletişime geçilmesi.
• Hizmetlerimizin tanıtımı, demosu, fiyat teklifi ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
• Açık rızanız olması hâlinde; telefon, e-posta ve SMS yoluyla ticari elektronik ileti gönderilmesi ve ticari amaçlı aranmanız.
• Talep ve şikâyetlerinizin takibi, müşteri ilişkilerinin yönetilmesi.
• Web sitemizdeki spam ve kötüye kullanım girişimlerinin tespiti ve önlenmesi.
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

5. İşlemenin Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; KVKK m. 5/2 kapsamında bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ve meşru menfaatlerimiz hukuki sebeplerine; ticari elektronik ileti ve ticari amaçlı arama amacıyla işlenen veriler ise KVKK m. 5/1 ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamında açık rızanıza dayanılarak işlenmektedir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz; hizmetin yürütülmesi ve yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi için ölçülü biçimde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Bulut altyapı ve hosting sağlayıcılarımız.
• E-posta, SMS ve çağrı merkezi hizmeti aldığımız iletişim altyapı sağlayıcılarımız.
• Spam koruması için Cloudflare, Inc.
• Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve satış araçlarımız.
• Yasal yükümlülük hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

7. Yurt Dışına Aktarım

Bulut altyapı ve iletişim sağlayıcılarımızın bir kısmı yurt dışında konumlanabilir. Bu hâllerde aktarım, KVKK m. 9 kapsamında uygun güvenceler (standart sözleşme maddeleri veya Kurul tarafından onaylanan diğer mekanizmalar) ile veya açık rızanız ile gerçekleştirilir.

8. Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz, web sitemizdeki form aracılığıyla doğrudan sizden, elektronik ortamda toplanmaktadır.

9. Saklama Süresi

Verileriniz; demo/deneme talebinizin değerlendirilmesi tamamlandıktan sonra en fazla 24 ay süreyle saklanır. Ticari elektronik ileti onayınız, geri çekilene kadar muhafaza edilir; onay geri alındıktan sonra ise kanunen öngörülen ispat süresi boyunca audit amaçlı tutulur.

Saklama süresi sona eren kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. Veri Sahibinin Hakları (KVKK m. 11)

İlgili kişi olarak KVKK m. 11 kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlendiyse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
• KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Not: Bu haklar, Registpass'in veri sorumlusu olduğu süreçler (demo formu, abonelik hesabı, web sitesi kullanımı) için doğrudan bize karşı kullanılabilir. Bir otelde konakladığınız sırada işlenen misafir verileriniz için ise başvurunuzu konakladığınız otele yapmanız gerekir.

11. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak için taleplerinizi [email protected] adresine e-posta ile iletebilir veya /veri-silme-talebi sayfasındaki form üzerinden başvuruda bulunabilirsiniz. Talepleriniz, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ çerçevesinde, en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

12. Onayın Geri Çekilmesi

Ticari elektronik ileti ve ticari amaçlı arama için verdiğiniz açık rızanızı dilediğiniz zaman geri çekme hakkınız bulunmaktadır. Bu yöndeki talebinizi [email protected] adresine ileterek veya gönderilen iletilerdeki çıkış ("abonelikten çık") bağlantısını kullanarak gerçekleştirebilirsiniz. Onayın geri çekilmesi, geri çekilme tarihine kadar yapılan işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.